Herramientas online para pequeños negocios

DIGITALIZACIÓN

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Tener un pequeño negocio supone saber de todo un poco, por eso las herramientas online nos hacen más fácil el trabajo y la vida.

Hay que ser un hombre/mujer orquesta, o lo haces tú mismo o pagas por hacerlo, como no siempre se dispone de presupuesto hay muchas cosas que hay que aprender, las herramientas online son una buena solución para desarrollar tareas con un buen resultado y una curva de aprendizaje asumible.

La facturación, gestión de tareas, atención al cliente, comunicación e incluso el desarrollo de la creatividad para llegar a tus clientes, resultan más fáciles y eficaces utilizando recursos y programas específicos.

Imagínate crear un video para hacer un anuncio en Facebook, diseñar una cartelería original para tu establecimiento, hacer campañas de email marketing o gestionar tu tiempo recibiendo alertas con las tareas pendientes.

Las herramientas online ponen a tu disposición una serie de recursos que te permiten convertirte en diseñador, programador o experto en gestión del tiempo.

En este artículo vamos a ver una selección de herramientas online que creo que pueden cubrir las necesidades de un pequeño negocio comercial o de servicios y también de un autónomo.

La mayoría son gratuitas o al menos cuentan con una versión gratis o una prueba gratuita durante un período de tiempo, de forma que puedas valorar si te interesan.

Contenidos de la página

Herramientas online de contabilidad y dinero

En un negocio pequeño el control de ingresos y gastos es fundamental.

Además de contar con un gestor que lleve la fiscalidad de la empresa puedes necesitar un programa de contabilidad y facturación o simplemente llevar un control del dinero.

En esta selección encontrarás herramientas online interesantes que pueden ayudarte en esta labor.

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Billage

Un programa de facturación muy popular que además añade gestión de clientes y gestión de tareas y proyectos.
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FacturaDirecta

Similar al anterior también muy sencillo de usar.
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Cuentica

Programa de facturación muy popular y fácil de usar.
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SageOne

Programa de contabilidad y facturación enfocado para autónomos y despachos.
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Factusol

Programa de facturación y control de stock.
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Expensify

Esta aplicación te permite controlar tus ingresos y gastos, incluidas las transacciones bancarias o las tarjetas de crédito.
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Kolab.org

Esta herramienta de contabilidad, te ofrece la facturación y un seguimiento del gasto.

ERP y CRM

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), permiten gestionar la información del negocio; logística, finanzas, pedidos y envíos, datos de clientes, del personal, proveedores, inventarios, stocks, etc.

Un CRM se enfoca más a la gestión de las relaciones con el cliente, facilita una estrategia de negocio que permite entender, anticiparse y responder a las necesidades de los clientes actuales y potenciales, que hace que el valor de esa relación aumente.

Elegir uno u otro, así como soluciones que cuenten con todo integrado, incluso la facturación, depende de tus necesidades y tu presupuesto, pero en todo caso resulta imprescindible para un pequeño negocio contar con una base de datos que facilite la relación con tus clientes.

Piensa en las posibilidades que se abren al tener un medio de contacto directo con tus clientes, no solo para enviarles promociones u ofertas sino también para comunicarte con ellos, recibir feedback, entender mejor sus necesidades y deseos, en definitiva, saber lo que quieren y poder ofrecérselo.

En esta selección encontrarás un poco de todo, es cuestión de probar.

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Openbravo

Un ERP muy completo para minoristas.
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SumaCRM

Un CRM en español, pensado para pymes y pequeñas empresas, con funcionalidades adecuadas para ser sencillo y útil a la vez.
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Caja Square

Para la gestión del punto de venta, llevar el inventario y diseñar informes de venta, una buena solución ERP.
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Pipedrive

Un CRM fácil de usar.
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Zoho CRM

Otro CRM potente y con versión gratuita.
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Streak

Una extensión que se integra dentro de nuestro correo de Gmail y puede ser una buena alternativa para la gestión de clientes.
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Molecule

Un CRM completo, gratuito y en español.
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Boomerang

Otra extensión para Chrome, Firefox y Safari que permite mejorar la eficiencia a la hora de gestionar nuestro email.

Gestión de tareas y productividad

Como decía al principio, en un pequeño negocio prácticamente todas las tareas dependen de ti, de forma que el recurso más escaso que tienes, y por tanto el más valioso, es el tiempo.

La organización y la disciplina a la hora de trabajar posibilitan hacer más con menos y esto es imprescindible si quieres eficiencia.

Imagina poder tener tus tareas organizadas, recibir notificaciones para que no te vuelvas a olvidar de nada, reservar tiempo para que lo importante no quede relegado ante lo urgente.

En esta selección de herramientas online encontrarás una forma de organizarte distinta al lápiz y papel, que puede resultar muy útil a la hora de parir ideas o ponerlas en orden, pero que es poco efectiva para organizar tu agenda.

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Trello

Puedes gestionar un proyecto simple donde intervienen varias personas.
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Kanbanflow

Herramienta para organizar las tareas en ciclos y hacer seguimiento del flujo de trabajo.
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Remember the milk

Gestión de tareas con aplicaciones móviles.
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Evernote

Sirve para apuntar ideas, guardar artículos, noticias para leer después… Y para ordenar casi todo.
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Basecamp

Similar a Trello pero con una interfaz más trabajada, eso sí, la versión gratuita caduca.
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Wunderlist

Una herramienta para apuntar todas las tareas pendientes y que no se te olvide nada.

Comunicación 

La comunicación con tus clientes, proveedores, colaboradores, etc., es una de las labores más importantes para tu negocio, pero en muchas ocasiones supone un consumo de tiempo difícil de asumir para una sola persona.

Piensa en el ahorro de tiempo que supone dejar el teléfono y poder reunirte con varias personas a la vez sin salir de tu oficina.

Aquí encontrarás una selección de herramientas online variada, indicadas tanto para los clientes como para comunicarte con miembros de tu equipo, proveedores, etc.

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Google Apps

Google Apps te ofrece cuentas de correo electrónico personalizadas con el dominio de tu negocio y muchas otras aplicaciones interesantes.
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Meetup

Para crear grupos de gente que se reúnan habitualmente.
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Skype

Llamadas gratis, videoconferencias y reuniones.
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Hangouts

Llamadas y videollamadas, además funciona muy bien con muchas personas a la vez.
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Mashme.tv

También para videoconferencias.
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Hipchat

Herramienta gratuita para reuniones de trabajo entre varios miembros de la empresa.

Redes Sociales

La gestión de las Redes Sociales también consume mucho tiempo.

Sin embrago, es una de las técnicas más efectivas para la promoción de tu negocio y la comunicación con tus clientes, de modo que debes cuidarlo al máximo.

Es importante planificar las publicaciones para llevar a tus seguidores a donde quieres.

Ten en cuenta que la gestión de las Redes Sociales también debe ser estratégica; cada novedad, cada temporada, cada oferta… tiene que estar definida con antelación y elaborar un plan de acción para comunicarla eficazmente a tus clientes.

Aquí tienes una serie de recurso online que te van a hacer mucho más fácil esta tarea.

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Hootsuite

Te permite gestionar todas tus redes sociales desde un mismo lugar, así como programar tus publicaciones.
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Buffer

Muy útil para automatizar y compartir tus contenidos en redes.
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Bitly

Además de acortar enlaces para publicar contenidos, muestra una completa analítica de las publicaciones.
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Sproutsocial

Una buena alternativa para saber lo que pasa en todas tus redes.

Atención al cliente

El cuidado de la atención al cliente es la base de tu negocio.

Pero ya no solo consiste en una atención personalizada en el establecimiento, sino que el cliente puede utilizar diversos medios para comunicarse contigo y es importante que se los facilites.

Ya no basta con un número de teléfono, muchos prefieren el Email, el WhatsApp, SMS, Chat y muchos de estos medios tienen formas de automatizarse.

Además, para esta comunicación puedes utilizar técnicas de marketing que te acerquen a tus clientes habituales y que atraigan a clientes nuevos hacia tu negocio, mediante el email marketing, por ejemplo.

Estos programas online te ayudarán en esta labor fundamental para tu negocio.

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SendPulse

Una plataforma muy completa para estar en contacto con tus clientes, ya sea vía email, sms o notificaciones en el navegador.
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SurveyMonkey

Realiza encuestas a través del correo electrónico de forma sencilla.
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Zendesk

Puedes mejorar las relaciones con tus clientes creando centros de apoyo y agilizando el tiempo de respuesta.
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Getsatisfation

Una plataforma para interactuar con tus clientes.
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Acumbamail

Una solución ideal para campañas de email marketing.
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Mailchimp

Otra opción para el email marketing.
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Mailrelay

Otro gestor de email marketing.

Creación audiovisual

En nuestros artículos siempre hablamos de la creatividad y la imaginación como uno de los aliados más importantes del pequeño negocio por su bajo coste y por el impacto que pueden causar a la hora de diferenciarte de la competencia y crear valor para tus clientes.

Crear contenidos audiovisuales para compartir en las redes, en tu blog/web o en tu establecimiento, puede tener unos resultados increíbles.

Sin embargo, muchas veces nuestras ideas superan a nuestras habilidades y no podemos pagar por llevar a cabo todo lo que se nos ocurre.

Estos programas online te ayudarán a dar rienda suelta a tu imaginación, a crear contenidos importantes, a llamar la atención de tus clientes y a hacerlo todo tú mismo con unos resultados muy aceptables.

Imagínate poder crear presentaciones o vídeos para compartir en Redes Sociales que vayan más allá de presentar tus productos o elementos promocionales offline originales y a bajo coste.

Un catálogo de tus productos o servicios, presentaciones, animaciones, vídeos o poder diseñar tus propios folletos o carteles con un acabado profesional…

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Pixlr

Crear imágenes para tus presentaciones.
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Picmonkey

Crear imágenes de forma sencilla y sin conocimiento de diseño.
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Piktochart

Con esta herramienta podrás crear infografías para tu web o blog.
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Easel.ly

Una herramienta también para crear infografías fácilmente.
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Prezi

Una herramienta extraordinaria para crear presentaciones.
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Powtoon

Una gran herramienta para crear presentaciones en vídeo.
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Emaze

Presentaciones con animaciones y efectos geniales.
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Google Slides

También para presentaciones, esta vez de Google.
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Infogr.am

Perfecta para crear gráficos.
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Canva

Canva nos convierte a todos en diseñadores, puedes crear desde un folleto hasta una imagen para compartir en Facebook.

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Inkscape

Sirve para crear elementos que quieres imprimir; folletos, carteles…
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Freepik

Banco de imágenes con miles de vectores e ilustraciones.
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Morguefile

Otro banco de imágenes que los usuarios suben y permiten utilizar.
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Cacoo

Herramienta para crear diagramas fácilmente.
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Videolean

Una forma sencilla y de poco presupuesto para crear vídeos online.
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Kizoa

Una propuesta muy fácil para editar fotos, vídeos y música.
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Face

Una herramienta que te permite crear avatares para las redes sociales.
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Te permite crear logos sencillos y minimalistas.
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BeFunky

Diseño gráfico y editor de fotos todo en uno.
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Template.net

Plantillas gratuitas y editables para hacer folletos, tarjetas, invitaciones, etiquetas, menús…

Comercio Electrónico

Si estás pensando en dar el paso hacia el comercio electrónico como complemento de tu tienda física o quieres crear directamente una tienda online, también dispones de recursos digitales que te van a ayudar mucho.

No siempre se puede prescindir de un desarrollador para este trabajo, pero sí que existen herramientas completas, fáciles de usar y de bajo coste.

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Shopify

Podrás montar tu propia tienda de forma muy fácil y con costes bajos.
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Woocommerce

Permite montar un comercio a partir de una web de wordpress.
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Magento

Una herramienta muy completa y 100% escalable.
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Prestashop

En este caso necesitas conocimientos técnicos para instalar y configurar tu tienda online.

Espacio en la nube

La cantidad de archivos que generamos a diario hace que necesitemos espacio en la nube para poder almacenarlos, compartirlos o tener acceso desde cualquier dispositivo en el que nos encontremos.

Estas herramientas online te permiten guardar, compartir y acceder a ellos cuando lo necesites.

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Google Drive

Guarda todos tus archivos en la nube y compártelos con quien quieras.
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Dropbox

Similar al anterior, cuenta con algo menos de espacio pero también funciona muy bien.
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Sugarsync

Copia de seguridad y almacenamiento online.

Otros recursos interesantes

Las necesidades de un pequeño negocio son tan variadas que podríamos hacer un post kilométrico pero tampoco es lo que queremos.

Para acabar incluimos algunas herramientas online que también pueden resultarte muy útiles.

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Lastpass

Puedes mantener todas tus contraseñas guardadas en la nube de forma segura y acceder a tus sitios habituales sin tener que recordarlas.
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Dashlane

Otra herramienta que administra y gestiona las contraseñas de forma segura.
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About.me

Si no tienes página Web, esta herramienta puede servirte para presentar tu perfil profesional de una forma sencilla.
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Simplybook

Ideal para empresas de servicios para gestionar las citas y reservas online.
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Duolingo

Si quieres aprender un idioma desde cualquier lugar, esta aplicación te lo presenta como un juego.
Desde luego en esta selección no están todas las que son.

El número de herramientas online que surgen cada día es innumerable, como lo son las nuevas necesidades de cualquier negocio.

En esta selección de recursos online hemos incluido las principales necesidades que pueden tener los pequeños negocios y las herramientas más populares que las satisfacen, ya sea por su gratuidad o bajo coste o por su excelente servicio.

Muchas de estas herramientas son las que nosotros mismos usamos, otras seguro que las probaremos en breve.

En realidad, elegir una u otra depende de probarlas y ver si se adaptan a nuestras necesidades y a nuestros gustos o requerimientos a la hora de utilizarlas.

De lo que no cabe duda, es de que las posibilidades son infinitas y tenemos a nuestra disposición recursos que hace unos años eran impensables, a muy bajo coste, con una curva de aprendizaje mínima y unos resultados extraordinarios.

Así que… ¡A aprovecharlos!