gestion de inventario

La gestión de inventario se ha convertido en un factor crítico del éxito en el retail actual.

Todos los negocios quieren vender algo al cliente que entra por la puerta y para ello es necesario tener lo que están buscando.

El stock de mercancía de un negocio es dinero inmovilizado, cuanto más inventario tiene un negocio menos flujo de efectivo existe para otras cosas.

Las estrategias para la optimización de la gestión de inventario suponen un equilibrio entre contar con la mercancía necesaria para aumentar las ventas y no pasarse, para disminuir los costes, es decir, tener suficiente producto para atender la demanda del cliente y vender todo el producto que has comprado, solo así podremos aumentar los ingresos y los márgenes.

 

La gestión del inventario está directamente relacionada con el dinero, pagaste dinero por la mercancía y lo recuperarás cuando lo vendas.

 

A la importancia de los inventarios en los resultados del negocio se suma la complejidad de su administración, sin duda se trata de una labor tediosa que muchos odian.

En este artículo queremos reconciliarte con esta labor, mostrándote su importancia en los resultados del negocio.

Además, conocerás las distintas técnicas de gestión de inventario, las métricas clave y cómo hacer frente a las pérdidas de stock.

La gestión de inventario es el manejo y control de stock, un activo muy importante en el negocio; la mercancía que pedimos, almacenamos y ponemos a la venta.

El objetivo fundamental de la gestión de inventario es mantener equilibrada la cantidad de producto en stock, sin tener demasiado, ni muy poco.

Por tanto, la gestión de inventario consiste en tener el inventario correcto, en la cantidad correcta, en el lugar correcto, en el momento correcto y al coste correcto.

Una parte importante de la gestión de inventario supone reponer las existencias en el momento adecuado, mientras se mantiene una rotación de existencias apropiada.

Administrar el inventario y la rotación del producto, es clave para la rentabilidad de cualquier negocio minorista.

Por qué es importante la gestión de inventario

El inventario de un negocio minorista supone una gran cantidad de efectivo, por eso, administrarlo de forma eficiente es crucial para hacer crecer tu negocio y una gran forma de ahorrar dinero.

Una buena gestión de inventario te ahorra dinero de muchas formas:

Evita el deterioro.

Si vendes productos perecederos, como alimentación o cosmética, existe la posibilidad real de arruinarse si no lo vendes a tiempo.

Por eso, una administración sólida del surtido, te ayudará a evitar desperdicios innecesarios.

Evita el stock muerto.

Las existencias muertas son productos que ya no se pueden vender, pero no necesariamente por estar caducadas sino que pueden estar fuera de temporada, obsoletos o pasados de moda.

Al administrar mejor el inventario podrás evitar estas pérdidas.

Ahorro en costes de almacenamiento.

El almacenamiento, a menudo supone un coste variable, lo que significa que fluctúa según la cantidad de producto almacenado y por cuánto tiempo.

Cuanto más tiempo permanece un artículo en un estante sin ser vendido, más cuesta al negocio.

Una buena administración de inventario da como resultado que los artículos pasen menos tiempo en el almacén, antes de ser vendidos y esto se traduce en una reducción de los costes.

Además, una buena gestión de inventario mejora el flujo de caja.

La buena gestión del almacén, no solo ahorra dinero sino que también mejora el flujo de efectivo.

En muchos casos, el inventario se paga por adelantado, con lo que hasta que esa mercancía no se venda, supone un agujero en el saldo bancario y una caída en el flujo de caja.

Administrar el inventario correctamente supone más dinero para invertir en crecimiento.

Además, sabrás exactamente cuánto producto tienes y, en función de las ventas, podrás proyectar cuándo se agotará para reponerlo a tiempo.

De esta forma, te aseguras de no perder ventas y también de tener suficiente efectivo para comprar más.

Técnicas de gestión de inventario

Ahora que conocemos la importancia de una buena gestión de inventario, vamos a ver algunos aspectos prácticos.

La administración de inventario es una parte de la gestión comercial muy personalizable, el sistema óptimo es diferente para cada negocio.

Algunas de las técnicas más utilizadas para mejorar la gestión son:

Justo a tiempo (JIT)

El método Just in Time supone mantener un nivel muy bajo de existencias y hacer los pedidos en el momento que sea necesario.

Esto supone alejarse del método tradicional para ahorrar en costes de almacenamiento y disminuir el desperdicio.

Sin embargo, requiere pronósticos precisos que respondan a las expectativas del cliente y puede ocasionar problemas para atender picos puntuales de demanda.

Además, la ganancia se reduce en la medida en que no te puedas beneficiar de los descuentos por volumen de compra.

Por otro lado, en muchos sectores, como el textil, la compra se suele realizar con varios meses de antelación, lo que aporta menor flexibilidad y limita las opciones de trabajar con un stock más ajustado.

Análisis ABC

Algunos artículos necesitan más atención que otros, este método permite analizar todo el inventario disponible, dividiéndolo en tres categorías: A, B y C, para priorizar la gestión, separando los productos que requieren mucha atención de los que no.

  • Los elementos A son de alto valor, con baja frecuencia de ventas y niveles de existencias más bajos, requieren una atención regular porque su impacto económico es significativo pero las ventas son impredecibles.

 

  • Los elementos B son de valor y frecuencia de ventas moderadas.

 

  • Los elementos C son de bajo valor, con alta frecuencia de ventas y relativamente altos en existencias, por lo que no necesitan una observación tan estricta, su impacto financiero es más pequeño y cambian constantemente.

 

Su análisis se basa en el valor monetario y no tiene en cuenta ningún otro factor.

Revisión periódica de stock.

Esta revisión supone, simplemente, un análisis de productos con respecto a las ventas futuras.

Es particularmente útil para aquellos minoristas que administren su inventario de forma manual, aunque lo más recomendable es contar con algún software específico.

Supone establecer un período predefinido para revisar el stock y comparar los niveles actuales de producto con las proyecciones futuras para determinar la cantidad de inventario que debe solicitarse.

Este sistema supone una gran inversión de tiempo y está muy expuesto a errores humanos.

Establecer niveles predeterminados de existencias.

Supone establecer la cantidad mínima de producto que debe estar disponible en todo momento.

Cuando el stock está por debajo de estos niveles, es hora de pedir más.

Este sistema sistematiza el proceso de compra, facilita la toma de decisiones rápidamente y ayuda al personal.

Siempre hay que tener presente que las condiciones cambian con el tiempo, por lo que es necesario verificar los niveles predeterminados, varias veces al año, para confirmar que siguen teniendo sentido y actualizarlos si es necesario.

First-In First-Out (FIFO)

Lo primero que entra es lo primero que sale, significa que tu stock más antiguo se vende primero, lo cual es especialmente importante en los productos perecederos.

También es una buena idea para que los productos sin fecha de caducidad no acaben deteriorados u obsoletos por un cambio en el diseño o características.

Para utilizar este sistema necesitas un almacén organizado, asegurándote de que el producto más viejo permanece al frente del estante y el producto más nuevo está almacenado detrás.

Es un paso muy simple que puede ahorrar mucho dinero.

Auditoría regular

Es importante asegurarse de que la realidad se corresponde con lo que tu software de gestión dice.

Esto puedes hacerlo a través de:

  • Inventario físico.

Contar todo el inventario a la vez, muchas empresas lo hacen a final de año por razones fiscales.

Este temible momento, además de tedioso puede resultar desalentador ya que a un año vista resulta difícil identificar el problema cuando aparecen descuadres.

  • Comprobaciones puntuales.

Para evitar lo mencionado anteriormente, puede resultar útil hacer comprobaciones puntuales durante todo el año.

Elegir un producto, contarlo y verificar que todo está correcto.

  • Inventario cíclico.

En lugar de hacer un conteo completo a final de año, cada día, semana o mes, se verifica un producto diferente, procurando que los elementos de mayor valor se cuenten con mayor frecuencia.

Pronósticos precisos.

Una gran parte de la buena gestión de inventario se reduce a hacer buenas predicciones de la demanda.

Para acertar lo más posible, es importante estar al tanto de las tendencias del mercado, las ventas del año anterior durante el mismo período, la economía general, lo que dicen y hacen los clientes….

Dropshipping

El Dropshipping elimina de forma efectiva la tarea de gestión de inventario en un negocio minorista.

En lugar de recibir la mercancía para después enviar los productos tú mismo al cliente, el fabricante o mayorista se hace cargo de ello.

Por lo general, supone pagar algo más por el producto, lo que se compensa con el ahorro en costes.

Sin embargo, el procesamiento de pedidos puede ser complicado y además, se pierde control sobre la experiencia del cliente, de modo que no todo son ventajas.

Una buena relación con los proveedores.

Una buena relación con los proveedores es muy útil, tanto a la hora de negociar condiciones como a la hora de resolver problemas, devoluciones, reposiciones rápidas o garantías, incluso para recabar información sobre tendencias, etc.

Plan de contingencia.

Pueden aparecer muchos problemas relacionados con la gestión de inventario con graves consecuencias para tu negocio.

Un pico de ventas inesperado, un déficit en el flujo de caja que no te permita pagar un producto que necesitas, falta de sitio en el almacén, falta de disponibilidad de un artículo en fábrica…

En realidad, estas cosas tarde o temprano van a suceder, de forma que nunca está de más preparar un plan de contingencia para saber cómo reaccionar, qué pasos seguir para resolver el problema, a quién acudir…

Métricas clave

Básicamente, una gestión de inventario optimizada, supone tener el stock correcto, en el momento correcto, en el lugar correcto y en la cantidad correcta, para generar las máximas ventas, con las máximas ganancias y el flujo de caja máximo.

Por tanto, hacer un seguimiento de determinadas métricas facilita la identificación de las áreas de mejora en las operaciones relacionadas con el inventario.

Veamos las principales kpis:

Rotación del stock.

Este kpi mide la cantidad de veces que el stock de un negocio o de un producto, se renueva durante un determinado ciclo comercial.

La rotación es un buen indicador sobre la calidad de la gestión del stock.

Nos da información sobre el número de veces que hemos recuperado la inversión en producto, en el periodo analizado.

La rotación es clave para la viabilidad del negocio cuando se trabaja con márgenes reducidos, como un hipermercado de alimentación. Otros negocios, como el sector textil, pueden trabajar con rotaciones inferiores.

La rotación puede calcularse mediante los precios de coste de la mercancía o por el número de unidades.

La fórmula para calcular la rotación sería: Rotación = Ventas del periodo / Stock medio del periodo.

Las dos vías para mejorar la rotación de stock son, aumentar la cifra de ventas y reducir la cantidad de stock.

La situación óptima sería vender la mayor cantidad posible con el menor número de artículos en stock.

Para aumentar la cifra de rotación cuentas con distintas opciones:

  • Desarrollar un proceso de compra según el modelo Just in Time que ya hemos visto.

 

  • Conocer bien a tu cliente y acertar con los pedidos. Cuanto mayor sea el conocimiento de tu cliente y del entorno comercial en el que se desarrolla tu negocio, más precisos serán tus pedidos.

Cobertura.

La cobertura indica el periodo de tiempo que el negocio puede seguir vendiendo el producto, sin incorporar nuevas cantidades.

Tan perjudicial es tener un exceso de stock, que te obligue a rebajar el precio para darle salida y disminuir así tus márgenes, como no contar con suficiente mercancía para satisfacer la demanda, lo que se conoce como “rotura de stock”, y supone dejar de vender más producto e incluso perder clientes, por no poder satisfacer sus necesidades.

Este ratio está influido por una serie de variables que lo hacen inestable:

  • La estacionalidad de las ventas: La venta de algunos artículos se ve afectada por el periodo del año, sería el caso de los turrones y los helados. Esto hace que la precisión de ventas debe tener en cuenta esta estacionalidad.

 

  • Artículos complementarios y sustitutivos: La venta de algunos artículos depende de las existencias de otros complementarios, una escasa cobertura de estos artículos afectará a la venta de los complementarios. Al contrario, los artículos sustitutivos aumentan sus cifras de venta cuando falta el artículo que el cliente venía buscando.

 

  • Promociones: La rebaja en el precio incrementa las ventas, lo que debe tenerse en cuenta a la hora de ajustar el cálculo de la cobertura.

 

La fórmula de la cobertura sería: Cobertura del stock (período) = Stock actual / Venta últimos x periodos.

Una cifra de cobertura superior al tiempo que resta de campaña, nos informa del riesgo de acabar con un exceso de mercancía de difícil salida, por tanto, deberás plantearte la posibilidad de rebajar el precio de ese artículo antes de que sea demasiado tarde.

Si, por el contrario, la cobertura es menor que el periodo que resta de campaña, habrá que realizar nuevos pedidos.

Las acciones para mejorar este ratio son:

  • Identificar los periodos de ventas, elaborando un calendario de ventas en función de los periodos clave para tu negocio.

 

  • Planificar los periodos de compra y recompra de la mercancía; como estamos viendo, el proceso de compra en retail es clave para la marcha del negocio, no solo se trata de acertar en la selección de los productos sino también en la cantidad que debes adquirir. De forma que distribuir los periodos de compra y dejar unas cantidades abiertas para la recompra, puede ajustar mejor tus pedidos a la realidad de la demanda.

 

  • Estrategias comerciales. La forma de equilibrar la cobertura cuando sea excesivamente alta será mediante estrategias comerciales como precios, promociones o técnicas de merchandising, que logren estimular las ventas.

Diferencia de inventario.

Mide la diferencia, tanto en número de unidades como en valor, entre el inventario real y el teórico.

Conocer el valor real de tu stock es vital para tomar decisiones de compra, de promociones, de merchandising o de marketing.

Por otra parte, es necesario conocer el valor de depreciación de los artículos, ya sea por robos, deterioro, errores, para poder calcular correctamente el margen comercial.

Los factores que pueden afectar a este ratio son:

  • El volumen de los artículos en stock. Generalmente tener un exceso de mercancía, además de aumentar el riesgo financiero, también aumenta las pérdidas de inventario ante la posibilidad de roturas, deterioros, caducidad.

 

  • El cuidado a la hora de manipular el producto en almacenes y tiendas.

 

  • Existencia de sistemas antihurto.

 

Para calcular la diferencia de inventario debes realizar un conteo físico de los artículos de tu tienda y valorarlos, según su valor de adquisición.

Una vez hecho esto, el cálculo es sencillo:

Diferencia de inventario (valor) = Valor stock teórico – Valor stock real

 

“Cualquier diferencia, por pequeña que sea, entre el stock teórico y el stock real significa que algo no se está haciendo bien y que estamos perdiendo dinero.” (Jacinto Llorca. Objetivo: Vender más.)

 

Seguiremos hablando de este tema más adelante.

Los peligros de la falta de existencias

La falta de existencias ocurre cuando un artículo no está disponible en el momento en que el cliente está listo para comprarlo.

Se ha descubierto que la falta de existencias es uno de los principales factores que influyen en la satisfacción del cliente.

La consecuencia de no tener determinado producto, talla, cantidad, tamaños, etc., es que el cliente se frustra y puede llevarlo a hacer su compra en otro negocio, es más, puede llevarlo a no volver a ese establecimiento.

Según las investigaciones, el 70% de los clientes que se encuentran en esta situación por primera vez en un negocio, sustituirá el producto por otro similar, la segunda vez la respuesta se divide a partes iguales entre los que compran un artículo similar, los que se van sin comprar y los que se van a otro establecimiento, en la tercera ocasión existe una probabilidad del 70% de que se vaya a otra tienda y no regrese en el futuro.

Si a esto añadimos las grandes posibilidades que existen hoy en día para comprar en línea, esto puede significar grandes pérdidas.

Claramente, hay más en juego que una sola venta perdida, debemos hacer todo lo posible para salvaguardar la lealtad del cliente y reducir las posibilidades de que se familiarice con otros minoristas y canales.

Las mejores técnicas para reducir las pérdidas de stock

Antes de nada, hay que tener en cuenta las principales causas de las pérdidas de existencias.

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Hurtos de los clientes.

El hurto por parte de los clientes es la principal causa de pérdidas de existencias en las tiendas.

Es importante que existan sistemas antihurto, mantenerlos en buen estado y cuidar la colocación de las alarmas en los productos para evitar su desactivación.

Además, habrá que prestar atención a las zonas más proclives al robo, como es el caso de los probadores en las tiendas de ropa, siempre con cuidado de que el cliente no se sienta sospechoso por defecto, lo cual puede arruinar la mejor experiencia posible.

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Robo interno de los empleados.

El personal es la segunda causa de pérdidas desconocidas en los negocios minoristas, llevarse productos sin pagar o abusar de descuentos, sin duda, merma la rentabilidad del negocio.

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Errores Administrativos.

Los registros de mercancía erróneos pueden ser la causa de gran cantidad de las pérdidas de mercancía, así mismo la fijación de precios incorrectos también suma en la pérdida de rentabilidad.

Cualquier movimiento que tenga que ver con el producto debe ser reflejado correctamente en el software de gestión.

Los errores administrativos se producen, principalmente, durante el proceso de recepción de la mercancía y su posterior alta en el sistema informático.

Debemos revisar muy bien que la mercancía que recibimos y la que figura en el albarán de entrega, coincida.

Muchas veces, sobre todo cuando recibimos la mercancía en horario comercial, no le prestamos la debida atención a este proceso tan importante.

Algo parecido ocurre a la hora de dar de alta los albaranes, si tenemos que estar pendientes de atender al teléfono o a los clientes, es muy fácil cometer errores.

Una buena solución es realizar estas labores operativas fuera del horario comercial.

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Los proveedores.

En algunas ocasiones, los cobros indebidos de los proveedores, también pueden contribuir a estas pérdidas.

Las mejores maneras de reducir estas pérdidas:

Invertir en la gestión de stocks.

Para obtener una imagen clara de lo que está sucediendo con tus productos y tus ventas es necesario gestionar el inventario, un buen software hará un seguimiento de los productos de forma más fiable.

Además, te permitirá ver dónde están las discrepancias y algunas pistas sobre las áreas a investigar primero.

Es necesario sacar el máximo partido a las herramientas de gestión del punto de venta, ya que pueden tener funciones mucho más amplias que las de mera caja registradora.

Identificar cuáles son los productos que causan mayores discrepancias.

Esto, además, implica tomarse el tiempo para investigar las causas y poner en marcha un plan para reducir estos problemas.

Instalar soluciones de seguridad.

Los elementos de seguridad como cámaras o alarmas, suponen un elemento disuasorio para los posibles ladrones, además de facilitar el seguimiento de posibles hurtos, tanto por parte de clientes como de empleados.

Educar a los empleados.

Informar al personal de las consecuencias de sus actos y capacitarlos para la gestión de determinadas acciones, como realizar pedidos, recibirlos, almacenar, etc.

Al mismo tiempo es necesario educar a los empleados para vigilar determinados comportamientos sospechosos, saber qué hacer cuando ocurre el hurto, cómo tratar estos casos, etc.

Así como, establecer una cultura de empresa basada en unos valores sólidos.

Las pérdidas de existencias son responsabilidad de todos porque los factores que pueden influir son muy variados, de forma que asumir esa responsabilidad hará extremar el cuidado y la atención de todos los implicados.

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