Uno de los objetivos prioritarios de todos los propietari@s de pequeños negocios es aumentar sus ventas. Un TPV (la definición de la abreviatura es «Terminal de Punto de Venta»), también conocido como Point of Sales (POS), por sus siglas en inglés, es una herramienta imprescindible, tanto para el comercio electrónico como para el comercio tradicional, supermercados, hostelería o peluquerías.
Un sistema de punto de venta (TPV) es una herramienta vital para conseguir, no solo aumentar las ventas sino llevar a cabo una serie de acciones que influyen directamente en la mejora de los resultados de la empresa.
Operar una tienda minorista requiere una serie de habilidades administrativas, gerenciales y de marketing, esenciales para que el negocio funcione.
Desde tener suficiente inventario y asegurarse de que el stock coincida con los intereses de los clientes, hasta elaborar informes de ventas que te ayuden a tomar decisiones comerciales informadas.
Contar con la ayuda de un sistema de punto de venta eficiente, es necesario para que todas las operaciones del negocio funcionen sin problemas.
El software de terminal de punto de venta es la tecnología que se utiliza junto con el hardware del punto de venta para procesar y monitorear ventas, rastrear inventario, almacenar datos de clientes, integrarse con otros sistemas y muchas otras funciones que veremos en este artículo.
El establecimiento físico, es el punto de contacto más importante entre el cliente y la empresa, al mismo tiempo el comercio electrónico es la opción que cada vez más usuarios eligen. De modo que, cualquier minorista o pequeño negocio, necesita integrar estos canales para servir al cliente con eficiencia.
Una empresa necesita procesar pedidos, hacer un seguimiento de las existencias, medir las ventas por producto y categoría, diseñar la distribución y el flujo de las tiendas, calcular los costes e imprimir recibos y facturas para mejorar la experiencia del cliente.
Por su parte, el cliente quiere ahorrar tiempo y sentir seguridad en sus transacciones, recibir la confirmación del pedido y la recepción detallada de sus facturas, así como una comunicación efectiva con el negocio que atienda sus necesidades.
Los servicios de punto de venta entraron en escena a finales del siglo XIX, las tarjetas perforadas y los cupones fueron las primeras herramientas de este tipo utilizadas por los minoristas.
Después llegaron las cajas registradoras manuales y, posteriormente, las electrónicas de IBM, en 1973.
En 1974, los restaurantes McDonald´s, fueron los primeros en utilizar sistemas de caja registradora controlados por microprocesador.
El primer software gráfico de punto de venta disponible comercialmente salió a la luz en 1986, con una interfaz basada en widgets de pantalla táctil en color. En este mismo año, IBM presentó su serie de equipos POS modulares.
Fue en 1992 cuando salió el primer software POS moderno que podía ejecutarse en Windows.
Hoy en día, estos sistemas son más robustos y complejos, debido a las diversas funciones que requieren las diferentes empresas y usuarios, siendo utilizados en todo tipo de industrias.
En la última década, los ordenadores, teléfonos móviles y tabletas, se han convertido en los centros del software TPV. La inteligencia artificial y la biometría, tomarán el relevo en la próxima década, para revolucionar aún más los puntos de venta.
Amazon, se ha convertido en el abanderado de la innovación en este sector, controlando el comercio electrónico a nivel mundial y entrando, en los últimos años, en el plano físico mediante tiendas automatizadas, lo que parece ser el futuro de la industria.
Elegir el sistema de punto de venta (TPV) adecuado para cada negocio, es vital para administrar y controlar los gastos, comprender qué productos se venden mejor para refinar las existencias, rastrear los resultados y el rendimiento de los productos y de las estrategias de marketing e involucrar a los clientes y potenciales clientes en programas de fidelidad.
Sin embargo, con la gran variedad de sistemas de punto de venta en el mercado… ¿Cómo elegir el más adecuado para tus necesidades?
En este artículo, exploramos qué es un sistema de punto de venta, cómo funciona, para qué sirve, cuáles son sus beneficios y ventajas, sus precios y soluciones. Considéralo como una guía para que, cuando llegue el momento de elegir, tengas toda la información necesaria para tomar una buena decisión.
Con el terminal de punto de venta adecuado puedes proporcionar a tus clientes servicios más personalizados y permitirles realizar transacciones más rápidas y convenientes, aumentando su satisfacción, su lealtad y, por tanto, tus ganancias. Al mismo tiempo, al mejorar tu productividad y trabajar con información más precisa, disminuyes tus costes.
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¿Qué es un sistema de punto de venta?
Un sistema de punto de venta minorista (TPV) es la combinación de hardware y software que se utiliza para vender productos o servicios a los clientes y organizar los procesos relacionados con las ventas.
Es una parte esencial del funcionamiento exitoso de cualquier tienda, restaurante o peluquería en el contexto actual.
Un buen programa TPV o POS, registra la cantidad y el valor de las ventas realizadas, además de rastrear el inventario e informar sobre el reabastecimiento.
También te ayudará a analizar las ventas para maximizar las ganancias.
Los mejores sistemas de punto de venta brindan características que te permiten realizar más ventas, tanto en persona como en línea, así como administrar al personal, nóminas, contabilidad, envíos y base de clientes e identificar formas más inteligentes de trabajar.
Un terminal de punto de venta es una herramienta con funcionalidades entre un ordenador y una caja registradora, que se encarga de administrar el negocio de una manera eficiente mediante la utilización óptima de los recursos.
Piensa en ello como en una caja registradora más avanzada, que se combina con un ordenador o un dispositivo móvil como una tablet.
Tradicionalmente, los sistemas TPV eran cajas registradoras físicas que aceptaban efectivo y tarjetas de crédito, el término también incluye impresoras de recibos, cajones de efectivo, lectores de códigos de barras y otros dispositivos.
El software moderno permite utilizar dispositivos móviles como iPads, para procesar los pagos de los clientes desde cualquier lugar y muchos son capaces de aceptar casi cualquier tipo de pago, incluidos pagos sin contacto como Apple Pay y Google Pay, en el ámbito virtual o físico.
Puede integrarse con otros sistemas como aplicaciones de contabilidad, plataformas de comercio electrónico o bases de datos, lo que significa flexibilidad y expande la capacidad operativa de la empresa.
Como ves, aunque la definición de un sistema de punto de venta gira entorno a su objetivo principal, procesar las ventas, el software de punto de venta hace mucho más que eso.
Un terminal de punto de venta puede contar con gran variedad de opciones, desde procesadores simples hasta complejos sistemas en la nube, que sirven a negocios físicos y en línea de cualquier tamaño, pequeñas, medianas y grandes empresas.
El TPV, es el centro de tu negocio, donde las ventas, el inventario y la gestión de clientes se fusionan.
Aún así, muchos pequeños negocios minoristas de una sola tienda, no lo utilizan, arreglándose con una combinación de métodos manuales, cajas registradoras y excel.
La implementación de la tecnología en el ámbito empresarial, puede resultar aterradora, sin embargo, conviene valorar las consecuencias de no utilizarla, como ralentizar las operaciones o perder datos críticos para el crecimiento del negocio.
¿Por qué las empresas minoristas necesitan un sistema TPV?
Los sistemas de punto de venta son de gran valor para cualquier negocio, sin importar los bienes o servicios que comercializa.
Ya no se trata de procesar y administrar los pagos sino que, para ofrecer la mejor experiencia de cliente posible y adaptarse a las necesidades cambiantes del consumidor, es necesario rastrear la información sobre el comportamiento del cliente, las ventas y el inventario, de forma que podamos tener conocimiento sobre lo que le falta al negocio y qué podemos hacer para aumentar las ventas. Lo que da como resultado el potencial aumento de las ganancias, al tiempo que se reducen los costes y se optimizan las actividades de marketing y la gestión del equipo.
Por tanto, vale la pena invertir en un buen sistema TPV, siempre que esté adaptado a nuestras necesidades y seamos capaces de sacarle el máximo partido para amortizarlo fácilmente.
¿Cómo funciona un sistema TPV?
Hay dos componentes principales en un sistema TPV: el hardware y el software.
Hardware.
Hace referencia a los elementos físicos necesarios para procesar las operaciones, tales como una caja registradora conectada a un servidor o PC o una tablet vinculada a un sistema basado en la nube. También existen complementos como un cajón de efectivo, impresora de recibos, lector de código de barras o un datáfono para procesar pagos realizados mediante tarjetas de débito o crédito.
Software.
El hardware necesita de un software o programa informático que almacena información y la administra dentro de una base de datos. Estos software POS pueden tener funciones generales que se adaptan a diversas industrias o ser específicas de un nicho concreto.
El software puede tener distintas características y funciones para administrar muchos aspectos de las operaciones del negocio. Lo principal es realizar un seguimiento de las ventas y actualizar de forma automática el inventario.
Beneficios de trabajar con un sistema de terminal de punto de venta.
Trabajar con un terminal de punto de venta proporciona muchos beneficios. Veamos algunas de sus ventajas:
Eficiencia.
El negocio de la venta involucra números, clientes y productos al mismo tiempo. Manejarlo manualmente supone cometer errores y consumir mucho más tiempo.
Sin embargo, un terminal de punto de venta puede registrar transacciones, administrar inventario y analizar patrones de ventas con más precisión y más rápido, lo que supone un aumento de ingresos para la empresa.
Los datos no sirven de nada si no se analizan.
Las funciones analíticas del TPV pueden proporcionar información importante a la hora de tomar decisiones comerciales como revelar tendencias, fortalezas, debilidades y soluciones.
Un terminal de punto de venta permite administrar las ventas desde una única plataforma con capacidades de red, al ser un sistema que puede conectarse y comunicarse con otros terminales y dispositivos portátiles para rastrear operaciones desde cualquier ubicación.
Al mismo tiempo, permite a los propietarios o gerentes modificar precios u ofertas especiales y aplicar el cambio automáticamente en todas las ubicaciones.
Por otro lado, el terminal de punto de venta ofrece potentes informes de SKU (unidad de mantenimiento de existencias), código o referencia de los artículos, capaz de hacer un seguimiento por periodos de tiempo, promociones y pedidos, que también puede centrarse en el desempeño de cada empleado, resultando un elemento disuasorio contra el robo por parte de empleados que saben que cualquier operación puede rastrearse fácilmente hasta el personal involucrado.
Finalmente, con todas las funciones que incluye un terminal de punto de venta, resulta bastante asequible en comparación con otras aplicaciones de venta y software de productividad empresarial. Además, las plataformas basadas en la nube ofrecen funciones que se pueden escalar según las necesidades de cada negocio en cada momento.
Características y funciones de un buen software de punto de venta.
Muchas tareas en una tienda pueden resultar tediosas y agotar los recursos, pero un sistema TPV tiene la capacidad de simplificar las operaciones comerciales diarias.
Los sistemas POS modernos hacen mucho más que procesar transacciones, mejorando las posibilidades de éxito de un comerciante al proporcionar herramientas para optimizar los procesos comerciales.
Las funciones del software de punto de venta varían según las necesidades del usuario final y la industria, algunos vienen como módulos integrados en paquetes completos y otros se venden como soluciones independientes capaces de integrarse.
No hace falta decir que cualquier TPV minorista podrá recibir y administrar pagos.
Pero, existen otras funcionalidades básicas comunes en prácticamente todos los TPV, como:
Gestión de inventario.
Este es uno de los elementos esenciales de una herramienta de software POS que ayuda a realizar un seguimiento de la cantidad de inventario que utiliza la empresa, así como de las existencias disponibles en cada momento y ubicación. Esto permite una utilización óptima de los recursos y, cuando el sistema permite también realizar pedidos, ahorra mucho tiempo y desorden.
Al mismo tiempo, también aporta claridad y seguridad en cuanto a la recepción, venta y envío de productos, aumentando la eficiencia de los empleados y la confianza de los clientes.
Los sistemas TPV también dan sentido a los patrones de ventas, analizan los artículos vendidos por periodos y ubicación, ayudando a saber qué productos se venden mejor y por qué.
Un terminal de punto de venta debería permitirte:
- Crear, imprimir y escanear etiquetas de códigos de barra y generar etiquetas de estantería.
- Administrar el stock creando variaciones de producto, tamaño, color, etc.
- Identificar piezas con un número de serie único.
- Habilitar la configuración automática de pedidos personalizados de los productos más vendidos.
- Recibir recordatorios cuando las existencias de algún producto se estén agotando.
Informes y análisis de ventas.
Esta función es esencial para analizar datos vitales sobre ventas, tasas de ingresos y ROI, para determinar qué productos necesitan más esfuerzos de marketing y diseñar mejores estrategias para impulsar las ventas.
Todos los datos relacionados con ventas y costes relacionados, son analizados por la herramienta, lo que aumenta la eficiencia y ayuda a planificar estrategias de marketing y técnicas de venta para el futuro, simplificando el análisis.
Hacer más fácil el análisis de los datos es fundamental para hacer uso de ellos, cómo se presentan los números, la facilidad para acceder a ellos y la cantidad de detalles que se obtienen, proporciona información muy útil para administrar tu negocio.
Un TPV debería:
- Generar informes de ventas detallados, según el producto, la hora, el día, el empleado, el coste total de los artículos vendidos, el ticket medio, el margen bruto, el porcentaje de ganancia, etc.
- Proporcionar gráficos rápidos sobre el rendimiento del negocio.
Gestión de clientes.
El servicio al cliente es una parte esencial del funcionamiento de cualquier negocio. Un terminal de punto de venta ayuda a administrar a los clientes de manera efectiva, permitiendo acceder rápidamente al historial de compras completo del cliente desde el panel de control para, por ejemplo, ofrecerles ofertas atractivas o recompensas.
El software también puede seleccionar a los clientes más valiosos para realizar acciones que aumenten su compromiso y satisfacción.
Las funciones de CRM de un terminal de punto de venta, permiten almacenar información sobre los clientes que ayuda a comprender mejor sus hábitos de compra y, por tanto, a administrar programas de fidelización de clientes o crear campañas promocionales más efectivas.
Los sistemas de punto de venta aumentan la capacidad del negocio para interactuar con los clientes y establecer una relación fundamental para el éxito de la empresa.
Además, la personalización de las acciones de marketing, mediante la creación de perfiles de clientes, permite realizar campañas más efectivas y hacer que los clientes se sientan valorados.
La experiencia posterior a la compra es muy importante para afianzar la lealtad del cliente.
Un terminal de punto de venta debe brindarte la capacidad de:
- Adjuntar una venta o transacción a un cliente.
- Mantener un registro del historial de compras de los clientes.
- Registrar la información del cliente como nombre, número de teléfono, correo electrónico, cumpleaños, etc., para mantenerse en contacto con ellos mediante un marketing dirigido.
- Los sistemas más avanzados cuentan con un programa de fidelización integrado.
Gestión de empleados.
La gestión de empleados es otra función importante de un TPV, que permite controlar la productividad, eficiencia y competencia del equipo para poder guiarlos correctamente. El sistema te ayudará a revisar el desempeño de cada empleado para orientarlo hacia el progreso y lograr mejores objetivos.
Por supuesto, también te permitirá registrar la entrada y salida de los empleados, saber quién hace más ventas, establecer horarios, establecer objetivos de ventas, saber quién requiere capacitación adicional, establecer comisiones y sistemas de recompensa, etc.
El terminal de punto de venta debe proporcionarte la capacidad de:
- Agregar empleados al sistema.
- Crear y modificar horarios para empleados en función de la actividad prevista.
- Realizar un seguimiento de las ventas de cada empleado.
Además, existen otras características importantes a la hora de elegir un buen terminal de punto de venta:
Capacidad de integración.
El sistema de punto de venta debe poder integrarse sin problemas con otros sistemas comerciales y aplicaciones que utilices, ya sea un software de contabilidad o plataformas de comercio electrónico, así como los elementos de hardware que utilices.
Una buena solución TPV estará disponible en varias plataformas y, lo más importante, tendrá acceso móvil. Esto quiere decir que debe ser posible acceder a los datos en cualquier momento y desde cualquier ubicación, utilizando un dispositivo móvil conectado a la web.
Administración de impuestos. El software debe sincronizar automáticamente los impuestos, como el IVA o los que apliquen sobre el inventario.
Del mismo modo, un software TPV puede incluir servicios de contabilidad o integrarse con servicios de terceros. Lo mismo ocurre con las nóminas.
A la hora de elegir un terminal de punto de venta por primera vez, empieza haciendo una lista de las características más importantes que necesitas. Cada negocio tiene un conjunto único de necesidades y es importante que el sistema que elijas, satisfaga tus necesidades.
Además, ten en cuenta que se trate de una solución segura, fácil de usar, ágil y actualizada. La flexibilidad de los precios te permitirá acceder a mayores funciones según crece tu negocio.
Piensa también en la curva de aprendizaje y verifica que cuente con tutoriales que te ayuden a manejar correctamente la herramienta, así como un buen servicio al cliente.
Tipos de software de punto de venta.
El software de punto de venta puede ser un programa basado en la web o un programa basado en un servidor local. El ubicado en nube es la opción más popular entre las pequeñas y medianas empresas porque tiene una instalación sencilla, es asequible y accesible en línea.
El programa basado en un servidor ofrece una conexión más estable pero, generalmente, se utiliza en empresas grandes ya que suele ser muy costoso.
Veamos todas las opciones:
TPV móvil.
Se utiliza para administrar y procesar pagos pero también puede tener otras funciones como el seguimiento de inventario. Es ideal para empresarios individuales, autónomos y pequeñas empresas, debido a que es fácil de configurar y utilizar.
Terminal POS.
Puede ser un sistema basado tanto en software como en hardware que puede contar con dispositivos adicionales como lectores de códigos de barras y cajones de efectivo. Es el sistema más utilizado por sus funcionalidades avanzadas y precios razonables.
TPV alojado en la nube.
Es un sistema en línea o basado en la web que puedes usar con el hardware existente (ordenador o tableta). Es adecuado para empresas de cualquier tamaño porque suele ser asequible y escalable.
Toda la información se almacena en un servidor en la nube remoto y cualquier cambio se sincroniza inmediatamente en todos los dispositivos conectados a Internet. A diferencia de los terminales de venta tradicionales que dependen de un servidor en las instalaciones, sus datos se almacenan en línea por lo que resultan accesibles en cualquier momento y no se limitan a hardware específico.
Terminal de punto de venta de escritorio.
Se ejecutan mediante ordenadores que pueden usarse en un navegador o mediante una aplicación de escritorio.
Accesorios de hardware para sistemas de punto de venta minorista.
Como ya sabes, un sistema de punto de venta necesita tanto un software como un hardware para poder funcionar.
El software es el programa de tecnología digital que utiliza para acceder a la información mientras que el hardware es el conjunto de componentes físicos que necesita para operar.
El hardware de punto de venta se puede comprar o alquilar.
El hardware del sistema de punto de venta es tan importante como el software. Los dos trabajan juntos para permitir que el sistema funcione correctamente.
Si el ordenador o el escáner no funciona, el software es de poca utilidad.
La cantidad de accesorios de hardware necesarios varían según el tamaño y tipo de negocio. Vamos a repasar algunos elementos que pueden incluirse en un sistema moderno de punto de venta:
Monitor y/o Tablet.
Muestra el programa y habilita otras funciones. Las tabletas se han vuelto muy populares, pueden servir como interfaz principal o como apoyo para el equipo.
La mayoría de proveedores de puntos de venta admiten iPads pero no todos admiten Android. Si necesitas más espacio en la pantalla para administrar tu negocio, por ejemplo, en el área de pago, un monitor dedicado será lo ideal.
Lector de tarjetas.
Puede tratarse de dispositivos independientes o de lectores que se conectan con la tablet para transacciones con chip y pin o sin contacto, tarjetas de crédito y débito e incluso pagos móviles. La configuración es fácil y algunos proveedores TPV incluyen los lectores en sus planes de pago.
Impresora de recibos.
Los recibos o tickets de compra muestran a los clientes lo que se facturó, el precio, la fecha y el lugar de la compra. Si bien se pueden enviar las facturas por correo electrónico o mensaje de texto, los tickets siguen siendo esenciales para proporcionar a los clientes una instantánea rápida de su compra o devolución.
Escáner de código de barras.
Este dispositivo escanea el código de barras impreso en el producto y añade los detalles y precio a la transacción. Al mismo tiempo, garantiza que el inventario se mantenga actualizado para gestionarlo correctamente después de cada venta.
Cajón de efectivo.
Es donde se guarda el dinero en efectivo de una forma segura, que generalmente se abre solo una vez se completa la transacción.
Soportes y bases de iPad.
Hacen que sea más fácil para los clientes pagar o ingresar detalles para las facturas por correo electrónico.
Quioscos de autoservicio.
Puede ayudar a los clientes en el autoservicio, ahorrando tiempo al personal.
Cómo elegir el mejor software de terminal de punto de venta para las necesidades de tu negocio.
Como ya hemos visto, hay muchos tipos diferentes de software de punto de venta con variedad de funciones. A continuación, te ofrecemos algunas consideraciones a tener en cuenta para descubrir cuál te conviene más.
Las necesidades de tamaño, industria, presupuesto y funciones de tu negocio, te ayudarán a determinar el más adecuado para ti.
Hay cinco características principales del TPV que te conviene evaluar: informes, integraciones, administración de empleados, monitoreo de inventario y administración de clientes.
Crea y rastrea informes de datos.
Conocer los datos de tu negocio y analizarlos es fundamental para ver cómo progresas y dónde debes realizar cambios, por eso, contar con la ayuda de un sistema que genere informes en tiempo real te ayudará a tomar mejores decisiones.
Optimiza y se integra con tus otros sistemas comerciales.
Encontrar un TPV que se integre fácilmente con los demás programas comerciales que ya utilizas, te hará la vida más fácil. Por ejemplo, conectar tu sistema POS con tu software de contabilidad puede automatizar las operaciones de facturación.
Administración de empleados.
Estas funciones son útiles para establecer restricciones de funcionalidades y permisos según los usuarios. También podrías hacer seguimiento de las ventas por personas, para establecer objetivos de venta y controlar el desempeño de cada empleado. Por supuesto, sería posible también establecer horarios de turnos, etc.
Gestión de inventario.
La capacidad de rastrear y monitorear automáticamente el inventario, es una característica excelente para la mayoría de las empresas, incluso aquellas con poco inventario.
Gestión de clientes.
Recopilar información del cliente es fundamental cuando no estás utilizando otra herramienta para hacerlo. Algunas soluciones de punto de venta también incluyen programas de fidelidad, aunque puede tener un coste adicional.
Al buscar un TPV hay que tener en cuenta, especialmente, el tipo de negocio que tienes y lo que vendes, la cantidad de transacciones que realizas cada mes o si también necesitas componentes de hardware.
Todas estas consideraciones, junto con las anteriores, se pueden utilizar para tomar una buena decisión.
Veamos los pasos a seguir antes de empezar a buscar:
Identifica las particularidades de tu negocio y haz una lista de las características innegociables que debe tener tu software de punto de venta.
Establece un presupuesto que te puedas permitir y estudia las tarifas de procesamiento de pagos con tarjeta.
Si trabajas con otros programas que quieras seguir usando, lístalos para asegurarte de que las integraciones con el nuevo sistema son posibles, fáciles y efectivas.
Investiga las distintas opciones y realiza comparativas en términos económicos y de funcionalidades, teniendo en cuenta que algunas herramientas pueden suponer un ahorro de costes o un incremento de ingresos.
Investiga las reseñas de otros usuarios para averiguar si las personas que tienen un negocio como el tuyo están satisfechas y qué inconvenientes se encuentran.
Selecciona dos o tres opciones y realiza las demos o pruebas gratuitas que ofrecen. Después, plantea todas tus dudas al equipo técnico de cada herramienta para que todo quede claro.
Si te estás planteando empezar a trabajar con un sistema de punto de venta o quieres cambiar el que usas, puede que te surjan algunas preguntas. Veamos ahora algunas cuestiones que podrías plantearte:
¿Necesito un software de punto de venta?
Si el núcleo de tu negocio es vender productos, el software de punto de venta resulta primordial.
Como ya hemos visto, este sistema va mucho más allá de procesar las compras y registrar las ventas, te ayudará en una gran cantidad de tareas para hacer que los procesos sean más eficientes y ahorrarte tiempo, dinero y recursos, que podrás utilizar para impulsar las ventas y el crecimiento de tu negocio.
Si tienes un pequeño negocio minorista imagínate liberarse del seguimiento de las ventas diarias, la administración de la información del cliente, la gestión del inventario, el desempeño de los empleados y muchas otras cosas.
Si tienes varias ubicaciones u operas también mediante un comercio electrónico, un sistema en red te hará la vida mucho más fácil.
Ten en cuenta que un software de punto de venta integra una serie de herramientas muy variadas para la gestión de tu negocio, todo en uno. Un solo sistema que lo hace todo.
¿Puedo utilizar un sistema de punto de venta gratuito?
Claro que puedes utilizar un software de punto de venta gratis pero tendrás que tener en cuenta sus limitaciones, tales como, el número de piezas de hardware con las que pueden operar, el número de productos que vendes, el número de clientes que tienes, la integración con otros sistemas que utilizas, si operas desde varias ubicaciones, etc.
¿Cuánto cuesta el software de terminal de punto de venta?
Los sistemas POS pueden costar desde unos euros o dólares al mes hasta miles de euros para soluciones a medida, depende de muchas cosas, el tamaño del negocio, el hardware asociado, las funcionalidades, etc.
Lo bueno es que los precios se han reducido debido a la disponibilidad de plataformas basadas en suscripción, la gran cantidad de competidores, las opciones de planes y la capacidad para trabajar con hardware existente o de terceros.
Los proveedores más importantes cuentan con planes que combinan funciones para adaptarse lo más posible a tu presupuesto. Además, podrás escalar esos planes cuando tus necesidades cambien.
Sopesa los costes de los distintos planes, algunas opciones ofrecen planes gratuitos o a bajo coste con funciones limitadas que son excelentes para empresas jóvenes o incluso para probar la herramienta.
¿Hay tarifas ocultas?
Es importante informarse bien sobre los costes relacionados con el procesamiento de pagos que pueden variar de unos proveedores a otros y no siempre las tenemos en cuenta a la hora de estudiar los distintos planes.
¿Tengo que comprar el hardware?
Los accesorios pueden presentarse en compra o alquiler. Tendrás que valorar cuál es la mejor opción y tener en cuenta que la propiedad puede aportar más fluidez pero ser compatible solo con un determinado proveedor.
¿Los sistemas TPV son fáciles de usar?
La mayoría son muy fáciles de usar y muy intuitivos. Los que tienen cierta curva de aprendizaje suelen brindar capacitación, tutoriales, etc.
En todo caso, el mejor software de punto de venta es intuitivo y rápido. Ten presente que tus empleados deben saber manejarlo, lo que supone dedicar tiempo y recursos a enseñarlos.
Recuerda también que el sistema debe actualizarse periódicamente para mantener su funcionalidad.
¿POS tradicional o mPOS?
Si los clientes realizan el pago en un mostrador o caja, el TPV tradicional es suficiente, pero si necesitas aceptar pagos en cualquier punto del establecimiento, en un camión o en un puesto ambulante, necesitas un dispositivo móvil.
La mayoría de los sistemas de punto de venta modernos incluyen su propia tecnología mPOS o funcionan con accesorios para este uso.
¿Cuánta información analítica necesito?
Las empresas nuevas y pequeñas pueden funcionar sin necesidad de informes avanzados y costosos pero si buscas información más profunda sobre indicadores comerciales, asegúrate de que el sistema POS ofrezca informes avanzados.
¿Qué métodos de pago debo aceptar?
En un mundo impulsado por la tecnología, los pagos electrónicos resultan más convenientes para muchos clientes. El principal medio de pago, actualmente, es la tarjeta de crédito y débito seguido del efectivo.
Los pagos móviles todavía son poco frecuentes pero puede resultar útil pensar a largo plazo.
Los pagos móviles con RFID son pagos sin contacto realizados a través de servicios móviles, Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay o Fitbit Pay.
¿Es seguro para mi negocio y mis clientes?
La seguridad es fundamental tanto para tu negocio como para tus clientes. Los mejores sistemas POS protegen la información y ofrecen un servicio técnico excelente para resolver cualquier problema que pueda surgir.
¿Debo elegir un sistema de punto de venta específico para mi tipo de negocio?
La mayoría de las veces un sistema minorista general es tan bueno como uno específico, además, muchos son adecuados para todo tipo de empresas.
En todo caso, existen proveedores especializados en distintas industrias, programas a medida y paquetes para distintos tipos de negocios como comercio minorista, restaurantes o centros que requieren la gestión de citas.
Es verdad que cada industria tiene sus propios requisitos. Por ejemplo, un restaurante puede necesitar un software centrado en la gestión de inventario de alimentos, gestión de menús y pedidos, enviar comandas a la cocina, programación de empleados, etc.
Mientras, una tienda minorista necesita una gestión de inventario con matrices de tamaño y color, CRM y programa de fidelización.
Un salón también necesita un buen gestor de inventario para los productos de belleza, tintes, masajes, etc. y un sistema de reserva en línea para programar las citas con los clientes.
Una vez elegido el sistema POS perfecto para tu negocio podrás disfrutar de más tiempo libre, resultados más precisos y brindar un mejor servicio a tus clientes.
¿Estás list@ para el cambio? Sin duda, incorporar este tipo de herramientas a tu negocio, aunque trae muchos beneficios, no está exento de retos.
Habrá que empezar a hacer las cosas de forma diferente, acostumbrarse a utilizar una nueva herramienta y llegar a sacarle el máximo partido pero, merecerá la pena, sin duda.
Los mejores sistemas de punto de venta gratuitos y de pago para pequeñas empresas minoristas.
Todo lo que se etiqueta como gratuito tiene algunas condiciones. Los TPV gratuitos suelen funcionar con el hardware, que se vende por separado.
También es necesario aclarar que algunos proveedores de software TPV ofrecen un modelo “freemium”, como una versión gratuita de su producto con limitaciones, que se puede actualizar a un plan de pago más adelante. Otros permiten usar el sistema de forma gratuita y cobran por transacción. Y también hay programas de software de código abierto que se mantienen por voluntarios en línea y suelen ofrecer una experiencia más complicada.
¿Qué es un software de punto de venta de código abierto?
Existen múltiples variaciones en lo que respecta a la compatibilidad de un software de punto de venta, el sistema de código abierto ofrece la mayor flexibilidad. Por ejemplo, un TPV de código abierto podrá utilizarse con el procesador de tarjetas de tu elección.
Algunos proveedores de sistemas POS ofrecen procesamiento interno o cobran una tarifa, generalmente por transacción, si deseas trabajar con un procesador externo. Otros son compatibles con ciertos procesadores entre los que puedes elegir.
Los sistemas TPV de código abierto o libre, son la opción más flexible cuando quieres cambiar de procesador si las tarifas suben, el servicio es mejorable o encuentras una oferta mejor, sin cambiar de sistema de punto de venta. Obviamente, cambiar de POS es más caro y requiere más tiempo que cambiar de procesador.
Veamos algunos de los mejores software de punto de venta minorista gratuitos:
Square
Una de las opciones de software de punto de venta gratuitas con más funciones. Sin coste mensual, los usuarios reciben informes analíticos y de ventas, funciones de administración de inventario y clientes, integración con varias plataformas de comercio electrónico y contabilidad, capacidades de facturación, enviar facturas digitales y una sólida seguridad de los datos, todo con una interfaz muy fácil de usar.
Sus funciones principales son lo suficientemente potentes como para no necesitar mucho más, pero si decides incluir el programa de lealtad, las funciones de administración de personal o la nómina, su oferta sigue siendo muy atractiva y competitiva.
Programas específicos para punto de venta, restaurantes, citas y comercio minorista.
Puedes crear una cuenta gratuita ahora mismo y comprobarlo.
Imonggo
Una buena opción para empresas jóvenes, ya que ofrece software gratuito para un usuario en una ubicación, hasta 1.000 productos.
No ofrece amplias capacidades de integración, acceso sin conexión o la opción de aceptar pagos con tarjeta y limita sus transacciones a 1.000 por mes. Si necesitas más, tendrás que obtener una versión premium.
Loyverse
Un buen software de punto de venta móvil. Con funciones básicas gratuitas y pagos con tarjeta solo a través de un procesador determinado. TPV para cafeterías, bares, hostelería, retail …
Unicenta
Sistema POS de código abierto, creado en 2010, se ha convertido en uno de los más utilizados.
Proporciona interfaces personalizadas para restaurantes y minoristas y la capacidad de actuar en varios idiomas y aceptar diferentes monedas.
Floreant
Otra opción de código abierto que puede manejar una variedad de tareas básicas, así como funciones de servicio de alimentos como la administración de mesas y menús.
Aunque es gratuito hay un cargo por configurar el sistema y brindar soporte.
Software de terminal de punto de venta de pago.
Square
Square ofrece una de las mejores soluciones para adaptarse a la mayoría de las pequeñas empresas, desde restaurantes hasta tiendas minoristas. Se trata de un sistema all in one o full.
Su software y hardware de punto de venta son sencillos y asequibles y, como hemos visto, tiene un plan inicial de coste cero y una tarifa de procesamiento competitiva, lo que lo convierte en una solución asequible y sólida, que destaca por el equilibrio de sus excelentes características, precios justos y buen soporte.
Sin embargo, no es el único software que hace un buen trabajo y puedes encontrar buenas alternativas.
Shopify
Esta aplicación se creó específicamente para el comercio minorista, es fácil de configurar y de integrar con tu tienda en línea Shopify para unificar tus ventas offline y online.
Actualiza continuamente su producto para mejorar sus funcionalidades y adaptarse a las necesidades de su público, por ejemplo, añadiendo nuevas funciones adaptadas a la realidad actual como la recogida en la acera.
Vend
Diseñado específicamente para negocios minoristas de todos los tamaños, es un sistema basado en la nube ideal para tiendas que están comenzando o que cuentan con varias ubicaciones.
Sin embargo, no admite empresas de servicios ni tiene soluciones para restaurantes.
Excelente para integraciones de terceros.
Lightspeed
Un sistema basado en la nube con muchas funciones. La plataforma se dirige a restaurantes y minoristas de todo tipo, tanto para establecimientos físicos como en línea.
Aunque está diseñado principalmente para empresas pequeñas y medianas, también ofrece personalización para empresas más grandes.
Destaca por un conjunto completo de herramientas y funciones escalables que se adaptan a las necesidades de una amplia gama de empresas, con planes que aportan flexibilidad para crecer a medida que crece tu negocio.
Una solución estupenda para todo tipo de negocios al por menor y restauración. Moda, electrónica, farmacia, salud, decoración, joyería, mascotas, deportes, juguetes y más.
Linga
Software de terminal de punto de venta muy centrado en la industria alimenticia y con muchas funciones.
Diseñado específicamente para franquicias, restaurantes y bares, hoteles y resorts, pizzerías, restaurantes de comida rápida y tiendas minoristas.
Talech
Tiene un conjunto de características robustas y un diseño simple, con uno de los planes más baratos del mercado.
Es una opción sólida para empresas minoristas y restaurantes, también cuenta con un módulo de programación de citas para negocios basados en servicios.
Odoo
Un software integral de código abierto compuesto por un conjunto integrado de módulos comerciales que incluyen gestión de relaciones con clientes (CRM), planificación de recursos empresariales (ERP), comercio electrónico, contabilidad, facturación, gestión de inventario, gestión de almacenes, fabricación, compras, ventas, marketing por correo electrónico, empleados, punto de venta, etc.
Estos módulos se integran entre sí sin problemas, lo que la convierte en una solución extremadamente flexible, que podrás configurar para adaptarse a tus necesidades específicas.
Epos Now
Diseñado especialmente para el comercio y la hostelería, se trata de un sistema de punto de venta asequible y fácil de usar. Se adapta a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas emergentes hasta grandes organizaciones y los usuarios pueden elegir entre distintos niveles de precios en función de sus necesidades.
Está diseñado para una variedad de tipos de negocios como minoristas, restaurantes, peluquerías y concesionarios. También se adapta a distintos tamaños de empresa, desde un bar de barrio hasta empresas minoristas con varias ubicaciones.
ShopKeep
Un sistema de punto de venta que ofrece hardware y software para todo tipo de negocios, ya sea un restaurante de alta cocina o una tienda de ropa. Sus diversas ofertas se adaptan a los operadores de pequeñas empresas que necesitan una interfaz fácil de usar.
Es un sistema basado en la nube, por lo que los usuarios pueden obtener información en tiempo real sobre sus ventas y cuenta con una aplicación ShopKeep para el móvil.
El sistema de precios garantiza bajos costes de entrada para los nuevos propietarios de pequeñas empresas.
Clover
Un sistema basado en la nube que brinda servicios a empresas minoristas de todos los tamaños, restaurantes y empresas de servicios.
Integra muchas soluciones comerciales en su interfaz, incluida la gestión de empleados, la gestión de relaciones con el cliente (CRM) y los pedidos en línea, entre otras características.
Es una buena solución para aquellos que prefieran un sistema todo en uno, que no solo maneje transacciones sino también otras tareas comerciales.
Toast
Es un sistema de punto de venta específico para restaurantes. Ofrece características muy concretas, que otros sistemas no ofrecen, según el tipo de restaurante (Comida rápida, informal, alta cocina, bares, panaderías…)
Cuenta con una amplia variedad de planes a varios precios en un esfuerzo por hacer el servicio más asequible para los restaurantes, a la vez que ayuda a optimizar las ventas y mantener todos los datos en un mismo lugar, ofreciendo pedidos en línea, administración de inventario y facilita la programación de turnos.
TouchBistro
También es un servicio para restaurantes, compatible con iPads. Incluye herramientas que pueden ayudar a aumentar los ingresos, mejorar el servicio al cliente y tomar decisiones basadas en datos.
Sus características adicionales como la ingeniería de menús y la gestión de mesas vienen incluidas en la versión básica del programa. Al mismo tiempo se pueden añadir fácilmente herramientas complementarias para tarjetas de regalo y reservas.
Cualquier tipo de empresa relacionada con la hostelería desde bares hasta camiones de comida, puede beneficiarse de sus funciones.
Fresha
Plataforma para salones de peluquería y belleza, uñas, depilación, barbería, cejas y pestañas, masaje, spa, gimnasios, centros de terapia, tatuajes y piercings, salón de bronceado…
Cuenta con funciones específicas para este tipo de negocios como la gestión de citas en una interfaz de calendario, reservas online integrada desde tu propio sitio web, Google, Facebook o Instagram, notificación a clientes a través de correo electrónico, SMS o automáticas de aplicaciones, aplicaciones web y móviles, CRM y funciones de marketing, punto de venta y funciones de pago, informes comerciales, gestión de inventario, integraciones con terceros, etc.
El punto de venta es uno de los engranajes más importantes del funcionamiento de un negocio. Es donde ocurre la magia junto con el ámbito online que debe ser rápido y seguro.
Un sistema de punto de venta es necesario para hacer frente a las exigencias de los clientes, a la vez que hacen que las empresas sean más eficientes, responsables y simplificadas.
Con un sistema TPV, las ventas y las compras de inventario están bajo el mismo techo e, incluso, automatizadas.
Los teléfonos móviles y las tabletas lo han puesto aún más fácil para el cliente, que puede comprar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Las herramientas de punto de venta se adaptan y modernizan cada día para que cada vez resulte más fácil administrar un negocio.
Vivimos tiempos difíciles que requieren una mínima interacción en el punto de venta, por lo que las tiendas automatizadas son un buen trampolín y las herramientas de software TPV son necesarias para administrar un negocio en el mundo actual.
