Un negocio será viable siempre que obtenga rendimientos positivos, es decir, siempre que obtenga ganancias realizando su actividad. Y para conocer el nivel de ingresos a partir del cual tu negocio es rentable, necesitas calcular lo que se conoce como “Umbral de rentabilidad”, “Punto muerto”, “Punto de equilibrio” o “Break even point” BEP.
El umbral de rentabilidad en tu negocio minorista te dice cuándo las ventas son iguales a los gastos, es decir, todavía no hay ganancias pero tampoco pérdidas.
La teoría es que si puedes llegar al punto de equilibrio, entonces podrás hacer viable tu negocio.
El umbral de rentabilidad viene dado por el nivel mínimo de ventas necesario para obtener un beneficio igual a cero, es decir, cuando los costes totales son igual a los ingresos totales.
A partir de ese punto de equilibrio el negocio empieza a obtener beneficios y por debajo de esa cantidad, el negocio no es viable porque estaría en pérdidas.
Este nivel de rentabilidad está afectado por todas aquellas variables que tengan que ver con la cifra de ventas, el margen con el que trabaja el negocio y los costes necesarios para llevar a cabo la actividad.
Durante la reciente crisis, muchos minoristas se vieron obligados a cerrar su negocio, el culpable en muchos casos, fue un alto costo fijo en relación a los costos totales.
Cuando el gasto del consumidor disminuyó repentinamente, las empresas no pudieron responder a tiempo.
Estos minoristas cayeron por debajo de su umbral de rentabilidad y entraron en pérdidas.
Sin embargo, muchos negocios sobrevivieron a la recesión y siguen siendo rentables porque tienen una mayor proporción de costos variables, por lo que tienen menos riesgos ante cambios repentinos en el volumen de ventas.
Antes de estudiar la fórmula del punto muerto hay algunas definiciones que debes conocer, como la diferencia entre costos fijos y variables.
Costos Fijos son aquellos gastos que permanecen igual sin importar cuánto vendas.
Costos Variables son los gastos que fluctúan hacia arriba y hacia abajo según las ventas.
Los costos variables aumentan y disminuyen en función de las ventas y dan como resultado un menor punto de equilibrio, lo que supone una ventaja frente a la competencia.
Pero, para tener esta información, necesitas conocer la cifra a partir de la cual el negocio pasa a ser viable, es decir, la cantidad que debes ser capaz de vender y, por tanto, de comprar para hacer efectivas esas ventas, en función del margen con el que estimas trabajar.
Desde el mismo momento en que empieces a pensar en poner en marcha un nuevo negocio debes tener presente esta cifra para no asumir riesgos innecesarios.
Además, en cada campaña, es importante volver a realizar este cálculo antes de afrontar la compra de mercancía, ya que comprar por debajo de la cifra que resulta de este cálculo supone asumir que el proyecto no es viable y pasarse, puede convertir en inviable un proyecto que tenía capacidad de ser rentable.
Este artículo te enseñará a calcular el umbral de rentabilidad de tu negocio, además de mostrarte ejemplos, ejercicios e ideas con los que muchos minoristas están reduciendo su punto de equilibrio.
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Qué es el umbral de rentabilidad.
El umbral de rentabilidad es la cifra de ventas que hace que no obtengas beneficios ni pérdidas porque cubre exactamente el importe de los costes fijos y variables de tu negocio.
Es el punto donde los ingresos totales recibidos son iguales a los costos totales asociados con la venta del producto.
El cálculo de este ratio de rentabilidad se puede utilizar para saber si tu negocio será rentable, pero, también para analizar la viabilidad de otro tipo de decisiones, por eso, una comprensión básica del análisis del umbral de rentabilidad es fundamental como propietari@ de un negocio.
El análisis del punto de equilibrio es, simplemente, saber cuántas unidades de un producto tienes que vender para recuperar tu dinero.
Cualquier cosa que vendas más allá de tu punto de equilibrio agrega ganancias.
También puedes utilizar la fórmula del umbral de rentabilidad para tomar otro tipo de decisiones. Por ejemplo:
Imagina que quieres cambiar tu impresora de cartuchos de tinta por una láser más rápida y con mejor calidad de impresión.
Estimas que el ahorro en cartuchos de tinta puede ser, pongamos de 0,20€ por cada impresión.
La nueva impresora cuesta, supongamos 200€.
El umbral de rentabilidad o punto muerto sería 200 dividido entre 0,20, es decir, necesitarías realizar 1000 impresiones para recuperar la inversión de 200€.
Si haces 5 impresiones a la semana te llevaría casi 4 años pagar la nueva impresora, de modo que es posible que prefieras invertir ese dinero en otro sitio.
Sin embargo, si haces 50 impresiones a la semana pagarás la máquina en 20 semanas, lo cual podría ser interesante.
El análisis de equilibrio también resulta útil para comparar opciones.
En general, cuanto más bajo sea el umbral de rentabilidad, más rápido se recupera la inversión, pero este análisis no nos dice qué opción obtendrá el mayor beneficio.
Imagina que estás pensando en ofrecer a tus clientes un servicio de personalización en algunas prendas que comercializas.
Una opción sería comprar el equipo necesario para hacerlo tú mism@, para lo cual estimas un costo de 600€ y que en promedio ganarías 15€ en cada prenda personalizada.
El punto de equilibrio aquí sería 600 dividido entre 15, por tanto necesitarías vender 40 prendas para pagar el desembolso inicial.
Otra opción sería pagar a alguien para que realice la personalización y no tener que comprar el equipo necesario.
En este caso, estimas que el desembolso inicial sería solo de 100€ para realizar los modelos disponibles, pero las ganancias bajarían a 5 € por artículo.
El punto de equilibrio ahora sería 100 entre 5, es decir necesitas vender 20 prendas personalizadas para recuperar la inversión inicial.
Ahora piensa qué es lo mejor y lo peor que podría pasar.
Siguiendo las opciones anteriores lo peor sería que nadie quiera la personalización de sus prendas, en cuyo caso la pérdida sería de 600€ para la primera opción y de 100€ para la segunda.
Lo mejor podría ser vender 100 artículos personalizados en un año, en este caso los beneficios serían 100 x 15 = 1500€ menos la inversión de 600€, lo que supone 900€ el primer año y 1500 los siguientes, con la primera opción.
Y 100 x 5 = 500€ menos lo invertido 100€, es decir 400€ de ganancia el primer año y 500€ en los futuros, con la segunda opción.
Comparando las dos opciones el análisis del punto de equilibrio no te dirá qué hacer pero te aportará información valiosa para tomar una decisión.
Comenzar un nuevo negocio y gestionarlo, suele conllevar riesgos y hacer un análisis de equilibrio es una forma efectiva de reducir ese riesgo, al decirte exactamente en qué momento recuperarás la inversión inicial.
Por qué es importante hacer un análisis del umbral de rentabilidad.
Determinar el umbral de rentabilidad en tu negocio te ayuda a tomar decisiones comerciales importantes y trae consigo muchos beneficios.
Tomar mejores decisiones.
Muchas decisiones de negocios se basan en la emoción y más cuando estamos empezando. Nos sentimos ilusionados y emocionados, algo muy importante pero que puede nublar nuestro juicio.
Por eso es necesario tener un suelo donde agarrarse, unos datos útiles que guíen nuestro trabajo y poder medir la capacidad de ventas y márgenes de beneficio o pérdidas, es un buen comienzo.
Establecer objetivos.
Cuando sabes exactamente cuánto necesitas vender para ser rentable resulta fácil establecer objetivos de venta concretos tanto para ti como para tu equipo y cuando hay un número claro en mente, resulta mucho más fácil conseguirlo.
Por eso, el análisis del umbral de rentabilidad es una herramienta de gestión empresarial que facilita claramente la toma de decisiones a la hora de dirigir un negocio.
Valorar mejor tus productos.
Encontrar tu punto de equilibrio te ayuda a fijar un precio más inteligente para tus productos o servicios.
Ya sabes que en la fijación de precios entran en juego factores psicológicos pero saber cómo van a afectar los precios a la rentabilidad del negocio es muy importante.
Este análisis te permite efectuar modificaciones en el precio de venta de los productos, teniendo en cuenta los costes totales y los márgenes, además de determinar la rentabilidad aproximada de cada familia de productos.
Por otro lado, también te ayuda a controlar los costos fijos y variables, con el fin de obtener precios de venta razonables.
Cubrir todos los gastos.
Tener claro cuál es el umbral de rentabilidad de tu negocio te ayuda a valorar los costos fijos como el alquiler, los sueldos, seguros, etc., para poder intervenir o corregir el comportamiento de los costes totales.
Además, te ayuda a tener todos los gastos en cuenta, cuando piensas en tu idea de negocio es fácil olvidarse de algunos gastos, sin embargo, un análisis del umbral de rentabilidad te obliga a establecer todas tus obligaciones financieras, así evitarás sorpresas en el camino.
Limitar el riesgo.
Un análisis de umbral de rentabilidad puede ayudarte a descartar una idea de negocio que no va a ser rentable, evitando fallos y limitando el coste financiero de las malas decisiones.
Financiar tu negocio.
Cualquier plan de negocios debe incluir un análisis de equilibrio, por lo general es un requisito para solicitar financiación, además, este análisis te aportará seguridad y confianza.
Cuándo debes utilizar el cálculo del umbral de rentabilidad.
Como ya hemos visto, calcular el punto de equilibrio es hallar el número de unidades a vender para que las ventas sean iguales a los costes y analizar el punto de equilibrio supone utilizar esa información para tomar mejores decisiones.
Hay algunas situaciones donde este análisis resulta imprescindible.
Cuando comienzas un nuevo negocio, conocer la viabilidad del proyecto resulta fundamental.
Cuando empiezas un nuevo negocio este análisis es una necesidad, no solo te ayudará a saber si tu negocio puede ser viable sino que te obliga a investigar y a ser realista con respecto a los costos, así como a considerar la estrategia de precios.
Cuando creas o introduces un nuevo producto o servicio.
Si ya tienes un negocio en marcha, es necesario hacer un análisis de equilibrio antes de introducir un nuevo producto, incluso si los costos fijos van a ser los mismos, tendrás que calcular los costos variables relacionados con el nuevo producto o servicio y establecer las estrategia de precios antes de comenzar.
Este análisis facilita una simulación que nos permite prever a partir de qué cantidad de unidades de venta tendremos algún beneficio.
Cuando introduces un nuevo canal de ventas.
Cada vez que incluyes un nuevo canal de ventas, tus costos variarán, incluso si los precios no lo hacen.
Por ejemplo, si vendes solo en línea y estás pensando en abrir una tienda física debes asegurarte de que al menos alcances el equilibrio para que la presión financiera no ponga en riesgo el resto del negocio.
Lo mismo ocurre al contrario, si vas a comenzar la venta online, tendrás que tener en cuenta los costes asociados al nuevo canal.
Para cambiar el modelo de negocio.
Si estás pensando en cambiar tu modelo de negocio, los costos podrían cambiar y un análisis de equilibrio te ayudará a saber si los precios también deben hacerlo.
A veces, puede ser recomendable cambiar un coste variable por uno fijo o viceversa.
La cuenta de resultados de tu negocio te dice lo que sucedió en un momento dado pero no puede decirte cuánto tiempo puedes mantener tu negocio activo.
Para conocer ese dato necesitas el análisis de umbral de rentabilidad.
El punto de equilibrio se basa en la relación entre ventas (ingresos) y gastos.
Podríamos pensar que la fórmula más evidente sería ventas – gastos, pero este cálculo te habla del pasado, de lo que ha ocurrido no de lo que sucederá, que es lo importante en este caso.
Imagínate que cierran la calle donde se encuentra tu negocio por obras, en este caso tu punto de equilibrio se ve afectado más por las ventas que por los gastos y la solución sería buscar más clientes.
Sin embargo, si realizas descuentos para reactivar las ventas debes saber cuántos clientes más necesitas para compensar la caída del margen.
Cada variable importa a la hora de buscar la solución.
Otro aspecto importante relacionado con el punto de equilibrio es el salario del empresari@.
Si eres el dueñ@ de un negocio pero no realizas ninguna actividad en él, lo ideal es fijarse un salario solo después de alcanzar el punto de equilibrio, de otra forma estarás agotando su dinero.
Si, en este caso, tienes un salario desde el principio, entonces este salario supondrá un coste fijo y afectará al punto de equilibrio.
En el caso de que actúes como un empleado, entonces sí debes tener en cuenta tu salario porque el negocio necesita ese rol y de no hacerlo tú tendrías que pagar a alguien por desarrollar esa labor y si no lo incluyes como coste fijo, los resultados serán erróneos.
¿Cómo se calcula el umbral de rentabilidad en términos de ventas?
Antes de nada, vamos a profundizar en la diferencia entre gastos fijos y gastos variables.
Costos fijos: Son los que no cambian cuando las ventas fluctúan, por ejemplo, alquiler, sueldos, seguridad social, suministros, seguros…
Costos variables: Son los gastos que suben o bajan en función de las ventas, por ejemplo, el costos de los bienes, los honorarios de las tarjetas de crédito o las comisiones de venta.
Además, en el entorno minorista también hay costos mixtos, que son una mezcla entre los fijos y los variables, como los costos de publicidad, de distribución o de servicio al cliente.
Para llegar a comprender cómo afectan estos costos a tu negocio debes preguntarte si cuando las ventas suben o bajan esos costes siguen siendo los mismos o cambian.
Algo que debes tener siempre en cuenta es que a partir de la cifra que nos facilita el análisis de equilibrio no todo lo que se venda serán ganancias, como suele ocurrir en las empresas de servicios, porque del importe de las ventas una parte siempre irá destinada a cubrir el coste del producto.
Una vez que conoces los tipos de costos, tendrás que calcular el margen de contribución, este es el punto donde se cubren los costos fijos.
Aplicando la lógica si mi negocio consiste en vender un producto por 1000€ que me cuesta 500€ y tengo unos gastos fijos de 500€, está claro que me basta vender un producto para cubrir los gastos y llegar al punto de equilibrio que es de 1000€, (lo que me cuesta el producto más los costes fijos).
Porque con una unidad de producto que vendo a 1000€ gano lo suficiente para pagar los gastos fijos, 500€ y los variables, 500€.
Ahora que has entendido cual es la lógica detrás de este cálculo vamos a ver la fórmula del punto de equilibrio que nos permite hacerlo de forma automática.
Umbral de rentabilidad = Coste fijo total / Margen de contribución.
Donde,
Margen de contribución = Precio de venta – Coste Variable.
Seguimos con el ejemplo anterior:
Precio de venta: 1000€
Precio de compra: 500€
Gastos fijos: 500€
Margen de contribución = 1000€ (precio de venta) – 500€ (coste variable) = 500€
Umbral de rentabilidad = 500€ (coste fijo total) / 500€ (margen de contribución) = 1 unidad.
Como ves, el resultado es el mismo que nos dicta la lógica.
Esta fórmula es una ecuación, de modo que puedes despejar cualquiera de sus variables y calcular los costes fijos que puedes asumir o el margen que necesitas ganar en cada producto.
Incluso puedes utilizarla para determinar el número de unidades de producto que debes comprar o cuánto debes vender para obtener la rentabilidad deseada.
Vamos a ver algunos ejercicios de punto muerto, por ejemplo:
Tu tienda compra camisetas a 15€ unidad y las vendes a 30€ unidad. Tus gastos mensuales fijos son de 10.000€.
Esto significa que tu punto de equilibrio, es decir, lo que debes vender para empezar a obtener ganancias sería de 20.010€ o 667 unidades vendidas.
Veamos cómo funciona:
10.000€ (gastos fijos mensuales) / (30€ precio de venta – 15€ coste variable), es decir, lo que gano con cada unidad vendida = 667 unidades de venta.
Para pasarlo a Euros, 667 (unidades) x 30€ (precio de venta de cada unidad) = 20.010€
Con esas ventas tendrás suficiente para cubrir tanto los gastos fijos como los variables y a partir de esa cifra empezarás a ganar dinero.
Pero el ejemplo anterior es muy básico, suponemos que vendemos solo un tipo de producto y siempre con el mismo margen.
Sin embargo, esto no es lo habitual, en cualquier negocio suele haber varios productos y pueden tener un margen diferente, en este caso, la operación se complica un poco, vamos a ver cómo calcular el punto de equilibrio en este caso.
Como lo que nos interesa es conocer el umbral de rentabilidad cuando la empresa comercializa más de un producto, previamente tendremos que calcular en qué proporción participa cada producto en la obtención de los ingresos totales de la empresa.
Si consideramos que dichos ingresos se consiguen al vender al mismo tiempo diferentes productos, podemos calcular qué proporción aporta cada uno al resultado final.
El punto de equilibrio es igual a los costes fijos dividido entre el precio medio menos los costes variables.
Punto de equilibrio = Costos fijos / (Precio medio de venta – Coste variable medio)
Básicamente, necesitas averiguar cuál es tu beneficio neto por unidad vendida y dividir tus costos fijos por ese número.
De esta forma sabrás cuantas unidades necesitas vender para cubrir gastos, antes de empezar a obtener ganancias.
Cuando manejas más de una referencia con distinto precio tendremos que calcular el precio de venta medio, para ello solo tienes que dividir las ventas totales entre el total de unidades vendidas.
Lo siguiente será calcular el coste variable medio, aquí no debemos incluir alquileres, suministros o sueldos que ya están incluidos en los costes fijos, sino saber cuánto nos cuesta producir o adquirir y comercializar el producto o servicio y hacer la media, es decir costo total del producto dividido por las unidades adquiridas.
Con el precio medio de venta y el coste variable obtendremos el margen de contribución.
Margen de contribución = Precio de venta – Coste variable.
Como ves, es exactamente lo mismo que hacíamos al vender un solo producto con un margen único pero obteniendo la media de las distintas referencias y márgenes.
Vamos a verlo haciendo otro ejercicio de umbral de rentabilidad.
Imagina que vendes una camisetas a 30€ y la compras a 15€ pero también vendes una falda a 50€ que compras a 20€ y una chaqueta a 80€ que compras a 30€.
El precio medio de venta será (30 + 50 + 80) / 3 = 53,33€.
El coste variable medio sería (15 + 20 + 30) / 3 = 21,66€ (Aquí podrías añadir otros gastos variables como el personal contratado en determinados periodos de venta o la publicidad específica de determinados productos).
El beneficio bruto sería 53,33 – 21,66 = 31,67€.
Por último, el umbral de rentabilidad sería costes fijos (10.000) / margen de beneficios (precio medio de venta 53,33 – coste medio variable 21,66) = 315,75 unidades de producto que redondeamos a 316 unidades.
Vamos a comprobarlo, si vendemos 316 artículos a un precio medio de 53,33€ ingresamos 16.852,28€
Con esto podremos pagar los 10.000€ considerados como gastos fijos y además, podremos pagar los costes de comprar el producto 316 x 21,66 (coste variable medio) = 6.844,56€, en total 16.844,56€ de costes fijos y variables, como hemos vendido 16.852,28€ ya tenemos los gastos cubiertos.
El umbral de rentabilidad o punto muerto te puede decir el importe total de ventas necesarias para cubrir gastos o la cantidad de artículos que debes vender para empezar a obtener beneficios.
Además, este cálculo se puede hacer por meses, años o días, según te convenga.
Para la venta de servicios el cálculo es mucho más sencillo, solo tienes que sumar los gastos y lo que vendas a partir de esa cantidad serán beneficios.
Ahora que sabes qué es y cómo funciona el análisis del umbral de rentabilidad vamos a recapitular con los pasos a seguir.
Define los costes.
Debes enumerar todos los desembolsos necesarios para que tu negocio funcione desde el costo de los productos hasta el alquiler, incluido tu sueldo si trabajas en el negocio.
Divide los costes en gastos variables y fijos.
Como ya hemos visto, los gastos variables cambian en proporción directa con el volumen de ventas, son, por ejemplo, las materias primas, la mano de obra adicional, horas extraordinarias o empleados a tiempo parcial para momentos de apuro, las comisiones por ventas, los regalos promocionales, el packaging de los productos, procesamiento de pagos, eventos de temporada…
Los gastos fijos son los que no cambian en proporción al volumen de ventas, es decir, vas a tener que pagarlos aunque no vendas nada.
Son, por ejemplo, el alquiler del local, los salarios de los empleados habituales y la seguridad social, las amortizaciones, la limpieza, el mantenimiento y la seguridad, los suministros, los seguros…
Calcula el coste variable unitario y el precio medio de venta.
Para el primero, dividiendo los costes variables totales entre el número de unidades vendidas o que prevés vender.
Para el segundo, dividiendo las ventas totales entre el total de unidades vendidas o que prevés vender.
Ahora ya puedes aplicar la fórmula del umbral de rentabilidad.
Analiza los resultados.
Este es el paso más importante, la información y los datos no nos servirán de nada si no los utilizamos.
Juega con las variables de la ecuación y piensa en posibilidades para optimizar estos resultados, mira qué sucede si reduces los costes fijos o variables, juega con los precios y baraja distintas posibilidades.
Cómo mejorar el punto de equilibrio.
Qué pasa si al estudiar el umbral de rentabilidad de tu negocio descubres que las cifras para no tener pérdidas son demasiado altas y resultan inalcanzables.
En estos caso es posible que puedas hacer algunos ajustes para reducir el punto de equilibrio.
Para el caso de que resulte posible alcanzar esa cifra, nunca es tarde para hacer los ajustes necesarios para optimizar este ratio de rentabilidad, convirtiendo gastos fijos en variables, por ejemplo, para reducir la exposición al riesgo y maximizar el flujo de efectivo.
Veamos algunas situaciones.
Disminuir los costes fijos.
Cuanto más bajos sean los costes fijos menos unidades tendrás que vender para alcanzar el equilibrio, de modo que, puede ser interesante reducir estos costes o convertirlos en variables.
Para ello puedes plantearte renegociar algunas condiciones como el alquiler o la remuneración de los empleados en base a las ventas, por ejemplo.
También puedes hacer un seguimiento más cercano de algunos gastos como los publicitarios y encontrar la forma de maximizar el retorno de la inversión.
Reducir los costes variables.
Reducir los costes variables puede resultar la opción más fácil, renegociando las condiciones con proveedores o buscando otros nuevos, aliándose con otros comerciantes para compartir gastos, buscando un modelo de negocio lo más escalable posible o desarrollando sistemas y procesos más eficientes.
Subir los precios.
Al aumentar los precios no necesitarás vender tantas unidades para llegar al equilibrio, en este caso, tendrás que determinar qué cantidad están dispuestos a desembolsar tus clientes por el valor que les aportas.
Aumentar los márgenes.
Otra posibilidad sería introducir en tu mix de productos artículos con un mayor margen.
Invertir en capacitación.
La formación continua te ayudará a estar al día y adquirir nuevos conocimientos que repercutan en la rentabilidad y mejora de las ventas.
Ventajas y limitaciones del umbral de rentabilidad.
El análisis del umbral de rentabilidad es fácil de medir e interpretar, además, nos facilita unas directrices claras sobre los márgenes y los niveles de rentabilidad y pérdidas del negocio, ayudándonos a conocer la viabilidad de un proyecto, de una campaña o de un producto, por lo que juega un papel importante en la toma de decisiones comerciales.
Sin embargo, esto no quiere decir que no esté limitado en el tipo de información que puede proporcionar.
Por ejemplo.
Asume que todas las unidades se van a vender pero esto es poco realista, no nos dice nada sobre la demanda, solo lo que necesitamos vender para no perder, pero no si la gente lo comprará.
No siempre resulta fácil clasificar los costes como fijos o variables, ya que hay muchos gastos mixtos, y la precisión del cálculo depende de la precisión de los datos para obtener resultados confiables.
Puede resultar demasiado simplista para negocios con múltiples productos, precios y márgenes o cuando los precios y los costes fluctúan a menudo.
En todo caso, el análisis de equilibrio es un instrumento de gestión simple que permite una comprensión de los efectos del precio de venta y los costes en los resultados económicos de la empresa, por lo que resulta obligatorio en determinadas circunstancias por la claridad que puede aportarnos, pero teniendo presente que no es la única investigación que debemos hacer antes de empezar un nuevo negocio o hacer cambios en el que ya está en marcha.
